[:ua]Чи зустрічалися Ви, коли-небудь, з таким поняттям як “the duck face rule”? Українською переклад звучить досить кумедно, як «правила качиного обличчя», але саму суть і правила, які несуть це поняття – є невід’ємними, якщо Ви організовуєте масштабні заходи. Означає воно те, що незважаючи на всі труднощі чи виклики, з яким Ви зіштовхуватиметесь впродовж своєї роботи – ззовні Ви повинні залишатися спокійними, незворушними та не впадати у паніку. Насправді ж, Ви активно «гребете лапками» під водою, щоб утриматися на плаву, але ніхто не повинен про це дізнатися.
Організація заходу – непросте завдання, але можна виділити 10 ключових моментів, на які слід звернути увагу, щоб все пройшло успішно.
- Визначте цілі та формат.
Здається очевидним, але до цього питання варто підходити критично. Сформулюйте мету максимально конкретно: Ви хочете донести певні знання до учасників, віддячити партнерам, зібрати гроші на конкретний проект чи доставити гостям естетичне задоволення? Від відповіді буде залежати формат заходу: концепція, час проведення та тривалість, ролі у команді, оформлення залу, їжа і звук.
Намагайтеся не зациклюватися на традиційних форматах. Зверніть увагу на «(не)конференції», TED-формат, тематичні сніданки, онлайн-події, заходи на відкритому повітрі. Головне, щоб формат сприяв досягненню мети заходу.
- Приділіть увагу плануванню.
У плані продумайте логістику, контент і шляхи просування заходу . Створіть документ, доступний всій команді, у якому кожен зможе бачити завдання один одного і загальну картину. Спочатку підготуйте список головних завдань, а потім максимально деталізуйте у вигляді конкретних кроків, які необхідно зробити. Важливо вказати у плані час, необхідний для виконання завдання. Часто недооцінюючи важливість дедлайнів – підготовка йде повільніше, ніж ви очікуєте.
Для планування можна використовувати шаблони Google, такі програми, до наприкладу, як Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не підведе і звичайний документ Excel.
- Складіть бюджет з урахуванням непередбачених ситуацій.
Подивіться на список своїх завдань і відтворіть їх у фінансовому уквіваленті. Також варто подумати про резервні кошти, на випадок непередбачених ситуацій. Наприклад, бувають випадки, коли в день проведення заходу під відкритим небом раптово пішов дощ. У такій ситуації, доводиться терміново міняти локацію і транспортувати всю техніку та меблі, або ж оперативно замовляти спеціальні шатра. Такі ситуації краще продумати заздалегідь і підготуватися до них фінансово.
Як варіант можна використовувати ось такий шаблон бюджету, а можна адаптувати його або придумати свій.
- Диявол ховається у деталях.
Якщо хочете приємно здивувати своїх гостей, продумайте все до дрібниць: як проходиме реєстрація, хто і у якому вигляді зустрічатиме гостей, яка гратиме музика, як оформлені ваші презентації і одягнена Ваша команда.
Наприклад, під час реєстрації можна надати учасникам можливість відвідати короткий майстер-клас, пограти в ігри або подивитися інформативні відео.
- Перевіряйте локацію і продумайте план «Б».
Завжди перевіряйте локацію особисто ще на етапі її вибору. У найнесподіваніший момент може з’ясуватися, що в залі не працює кондиціонер, немає туалету для людей з особливими потребами або ширина дверного отвору не дозволяє занести всередину техніку. Тому тестуйте такі моменти заздалегідь.
- Розподіляйте навантаження та сфери відповідальності.
Дуже важливо розподілити завдання між членами команди не тільки на етапі підготовки, але і під час проведення заходу. Розподіліть відповідальність людей по зонах. Наприклад, хтось відповідає за зону реєстрації, хтось за зустріч спікерів, хтось за техніку, хтось за кейтерінг, хтось за взаємодію з медіа і т. д. У кожного повинна бути своя зона, яку потрібно контролювати впродовж всього заходу. Роздайте всій команді документ з розподілом обов’язків, щоб кожен знав, до кого з яким питанням звертатися.
- Розкажіть про захід своїй аудиторії.
Не варто недооцінювати час, необхідний для успішного просування заходу. Тип події, його цільова аудиторія, внутрішні ресурси та бюджет визначать ваш маркетинговий підхід. Вибираючи інформаційних партнерів, зосередьтеся на тих, хто спілкується саме з вашою аудиторією. Краще мати трохи партнерів, але цільових, ніж розповісти про подію абсолютно всім.
Також важливо створити одне ключове повідомлення, яке буде транслюватися по всіх каналах. Переконайтеся, що воно лаконічне і точно передає ідею заходу вашої аудиторії.
- Приділіть увагу сервісу.
Подбайте про те, щоб ваша команда користувалася власне “the duck face rule”. Будьте привітні з усіма учасниками, спікерами та партнерами. Прагніть вирішити їх проблему чи питання і задовольнити очікування, навіть якщо ви відчуваєте втому і у вас все йде не за планом. У кінцевому результаті, люди запам’ятають саме те, як до них ставилися і яку атмосферу створили, а не що розповідав спікер зі сцени.
- Зробіть фінальну перевірку за добу до заходу.
Переконайтеся, що ви повідомили учасників про те, як дістатися до локації, запросили всіх важливих гостей, підготували друковані матеріали, аудіо – і відео-контент. Перевірте, чи всі вірно розуміють свої завдання та зони відповідальності, чи готове приміщення. Для цього складіть чек-ліст, наприклад, такий.
Аналогічні чек-лісти можна скласти і для перевірки готовності у день заходу: чи все на своїх місцях, чи все працює та йде за графіком.
Обов’язково роздрукуйте програму заходу, нехай вона буде у всіх членів команди і волонтерів. Також повідомте всім основні контактні номери для зв’язку один з одним або на випадок екстрених ситуацій.
- Попросіть про зворотний зв’язок.
Швидше за все, після заходу ви будете втомленими і задоволеними, але вам буде складно об’єктивно оцінити, як все пройшло. Тому попросіть учасників заповнити роздруковані листи в кінці події або онлайн-форму після повернення додому. Нехай вони оцінять різні аспекти: логістику, спікерів, місце проведення та роботу організаторів. Ця інформація допоможе уникнути помилок в майбутньому і поліпшити якість ваших подій. Якщо є можливість, зберіть відгуки за допомогою соціальних мереж. Це стане в нагоді, якщо ваша подія буде організовано знову.
Який би захід ви не організовували, будьте налаштовані оптимістично і не бійтеся несподіванок, і тоді ваша подія пройде успішно![:ru]Встречались ли Вы когда-нибудь с таким понятием как “the duck face rule”? На русском перевод звучит довольно забавно, как «правила утиного лица», но саму суть и правила, которые несут это понятие – являются неотъемлемыми, если Вы организуете масштабные мероприятия. Означает оно то, что несмотря на все трудности или вызовы, с которым Вы будете встречаться на протяжении своей работы – внешне Вы должны оставаться спокойными, невозмутимыми и не впадать в панику. На самом же деле, Вы активно «гребете лапками» под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать.
Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.
1. Определите цели и формат.
Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.
Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.
2. Уделите внимание планированию.
В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.
Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.
3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций.
Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно может пойти дождь. Тогда нужно срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель или покупать шатра. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.
Как вариант можно использовать такой шаблон бюджета, а можно адаптировать его или придумать свой.
4. Дьявол в деталях.
Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.
Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.
5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б».
Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.
6. Распределяйте зоны ответственности.
Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.
Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.
7. Расскажите о мероприятии своей аудитории.
Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.
Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.
8. Уделите внимание сервису.
Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.
9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия.
Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист, например, такой.
Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.
Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.
10. Попросите обратную связь.
Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.
Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно!
[:]