(068)261 29 19, (063)786 66 50 mebelvarendulviv@gmail.com

Чи зустрічалися Ви, коли-небудь, з таким поняттям як “the duck face rule”? Українською переклад звучить досить кумедно, як «правила качиного обличчя», але саму суть і правила, які несуть це поняття – є невід’ємними, якщо Ви організовуєте масштабні заходи. Означає воно те, що незважаючи на всі труднощі чи виклики, з яким Ви зіштовхуватиметесь впродовж своєї роботи – ззовні Ви повинні залишатися спокійними, незворушними та не впадати у паніку. Насправді ж, Ви активно «гребете лапками» під водою, щоб утриматися на плаву, але ніхто не повинен про це дізнатися.

Організація заходу – непросте завдання, але можна виділити 10 ключових моментів, на які слід звернути увагу, щоб все пройшло успішно.

  1. Визначте цілі та формат.

Здається очевидним, але до цього питання варто підходити критично. Сформулюйте мету максимально конкретно: Ви хочете донести певні знання до учасників, віддячити партнерам, зібрати гроші на конкретний проект чи  доставити гостям естетичне задоволення? Від відповіді буде залежати формат заходу: концепція, час проведення та тривалість, ролі у команді, оформлення залу, їжа і звук.

Намагайтеся не зациклюватися на традиційних форматах. Зверніть увагу на «(не)конференції», TED-формат, тематичні сніданки, онлайн-події, заходи на відкритому повітрі. Головне, щоб формат сприяв досягненню мети заходу.

  1. Приділіть увагу плануванню.

У плані продумайте логістику, контент і шляхи просування заходу . Створіть документ, доступний всій команді, у якому кожен зможе бачити завдання один одного і загальну картину. Спочатку підготуйте список головних завдань, а потім максимально деталізуйте у вигляді конкретних кроків, які необхідно зробити. Важливо вказати у плані час, необхідний для виконання завдання. Часто недооцінюючи важливість дедлайнів –  підготовка йде повільніше, ніж ви очікуєте.

Для планування можна використовувати шаблони Google, такі програми, до наприкладу, як Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не підведе і звичайний документ Excel.

  1. Складіть бюджет з урахуванням непередбачених ситуацій.

Подивіться на список своїх завдань і відтворіть їх у фінансовому уквіваленті. Також варто подумати про резервні кошти, на випадок непередбачених ситуацій. Наприклад, бувають випадки,  коли в день проведення заходу під відкритим небом раптово пішов дощ. У такій ситуації, доводиться терміново міняти локацію і транспортувати всю техніку та меблі, або ж оперативно замовляти спеціальні шатра. Такі ситуації краще продумати заздалегідь і підготуватися до них фінансово.

Як варіант можна використовувати ось такий шаблон бюджету, а можна адаптувати його або придумати свій.

  1. Диявол ховається у деталях.

Якщо хочете приємно здивувати своїх гостей, продумайте все до дрібниць: як проходиме реєстрація, хто і у якому вигляді зустрічатиме гостей, яка гратиме музика, як оформлені ваші презентації і одягнена Ваша команда.

Наприклад, під час реєстрації можна надати учасникам можливість відвідати короткий майстер-клас, пограти в ігри або подивитися інформативні відео.

  1. Перевіряйте локацію і продумайте план «Б».

Завжди перевіряйте локацію особисто ще на етапі її вибору. У найнесподіваніший момент може з’ясуватися, що в залі не працює кондиціонер, немає туалету для людей з особливими потребами або ширина дверного отвору не дозволяє занести всередину техніку. Тому тестуйте такі моменти заздалегідь.

  1. Розподіляйте навантаження та сфери відповідальності.

Дуже важливо розподілити завдання між членами команди не тільки на етапі підготовки, але і під час проведення заходу. Розподіліть відповідальність людей по зонах. Наприклад, хтось відповідає за зону реєстрації, хтось за зустріч спікерів, хтось за техніку, хтось за кейтерінг, хтось за взаємодію з медіа і т. д. У кожного повинна бути своя зона, яку потрібно контролювати впродовж  всього заходу. Роздайте всій команді документ з розподілом обов’язків, щоб кожен знав, до кого з яким питанням звертатися.

  1. Розкажіть про захід своїй аудиторії.

Не варто недооцінювати час, необхідний для успішного просування заходу. Тип події, його цільова аудиторія, внутрішні ресурси та бюджет визначать ваш маркетинговий підхід. Вибираючи інформаційних партнерів, зосередьтеся на тих, хто спілкується саме з вашою аудиторією. Краще мати трохи партнерів, але цільових, ніж розповісти про подію абсолютно всім.

Також важливо створити одне ключове повідомлення, яке буде транслюватися по всіх каналах. Переконайтеся, що воно лаконічне і точно передає ідею заходу вашої аудиторії.

  1. Приділіть увагу сервісу.

Подбайте про те, щоб ваша команда користувалася власне “the duck face rule”. Будьте привітні з усіма учасниками, спікерами та партнерами. Прагніть вирішити їх проблему чи питання і задовольнити очікування, навіть якщо ви відчуваєте втому і у вас все йде не за планом. У кінцевому результаті, люди запам’ятають саме те, як до них ставилися і яку атмосферу створили, а не що розповідав спікер зі сцени.

  1. Зробіть фінальну перевірку за добу до заходу.

Переконайтеся, що ви повідомили учасників про те, як дістатися до локації, запросили всіх важливих гостей, підготували друковані матеріали, аудіо – і відео-контент. Перевірте, чи всі вірно розуміють свої завдання та зони відповідальності, чи готове приміщення. Для цього складіть чек-ліст, наприклад,  такий.

Аналогічні чек-лісти можна скласти і для перевірки готовності у день заходу: чи все на своїх місцях, чи все працює та йде за графіком.

Обов’язково роздрукуйте програму заходу, нехай вона буде у всіх членів команди і волонтерів. Також повідомте всім основні контактні номери для зв’язку один з одним або на випадок екстрених ситуацій.

  1. Попросіть про зворотний зв’язок.

Швидше за все, після заходу ви будете втомленими і задоволеними, але вам буде складно об’єктивно оцінити, як все пройшло. Тому попросіть учасників заповнити роздруковані листи в кінці події або онлайн-форму після повернення додому. Нехай вони оцінять різні аспекти: логістику, спікерів, місце проведення та роботу організаторів. Ця інформація допоможе уникнути помилок в майбутньому і поліпшити якість ваших подій. Якщо є можливість, зберіть відгуки за допомогою соціальних мереж. Це стане в нагоді, якщо ваша подія буде організовано знову.

Який би захід ви не організовували, будьте налаштовані оптимістично і не бійтеся несподіванок, і тоді ваша подія пройде успішно!